Reglas Universales de Archivo

1.      Invertir el nombre de la persona, así:

José Adolfo Flores

Flores José Adolfo

2.     Los Apellidos de una persona, constituyen una unidad de archivo:

Marta Susana Solares

Juan Carlos Alvarado

Alvarado Juan Carlos

Solares Marta Susana

3.      Si la primera unidad es distinta, esta decide el orden alfabético:

Juan Alberto Estrada

José Rufino Rustrían

Estrada Juan Alberto

Rustrían José Rufino

 4.      Si la primera es igual, a la segunda decide el orden alfabético:

José Luis Castillo

Ana Patricia Castillo

Castillo Ana Patricia

Castillo José Luis

5.      Una inicial debe colocarse antes de un nombre que principie con la misma letra:

C. Duarte

Pedro Carlos Duarte

Duarte C.

Duarte Pedro Carlos

6.   Un nombre mas corto precede a otro mas largo, si tiene las mismas letras:

Juan Luis Hernán

Juan Luis Hernández

Hernán Juan Luis

Hernández Juan Luis

7.      Un apellido solo, aparece antes que el mismo apellido con nombre de pila:

Juan Rodrigo Pérez

Pérez

Pérez

Pérez Juan Rodríguez


 8.      Los prefijos forman nombres compuestos se consideran como una sola palabra:

Rodrigo Alejandro De León

Jacqueline Alejandra Del Valle

De León Rodrigo Alejandro

Del Valle Jacqueline Alejandra

9. Las casas comerciales, sociedades, instituciones, corporaciones, etc. se clasifican tal como se escriben excepción Cuando la firma contiene el nombre completo de un individuo:

Confitería Carlos Mendoza

Librería Oscar De León

De León Oscar Librería

Mendoza Carlos Confitería

10.  Los artículos al principio de un nombre pasan al final entre paréntesis y no constituyen unidad del archivo.

La Buena Fe

El Renacer

Buena Fe (La)

Renacer (El)

  
11.  Los nombres geográficos con artículos al principio de los mismos quedan igual y el artículo si cuenta como unidad de archivo.

 El Ecuador

El Quiche

El Ecuador

El Quiche

12.  Los nombres con preposiciones, conjunciones o artículos en medio del mismo, que quedan en el mismo lugar, se encierran entre paréntesis y no constituyen unidad de archivo

Hogar de los Ancianos

Casa de las Cortinas

Casa (de las) Cortinas

Hogar (de los) Ancianos

13.  Las abreviaturas se escriben completas. Las iníciales se consideran como una unidad.

I.G.S.S.

Compañía S.A.

Compañía Sociedad Anonima

Instituto Guatemalteco (de) Seguridad Social.

14.  Las siglas o Corporaciones. Cada sigla constituye una unidad.

IRTRA

ONU

Instituto (de) Recreación (de los) Trabajadores

Organización (de) Naciones Unidas

15.  Los nombres geográficos formados por varia palabras se considera cada palabra como una unidad.

San Juan Sacatepéquez

Cerro Colorado

Cerro Colorado

San Juan Sacatepéquez

16.  Los títulos, grados, académicos o religiosos se pasan al final, se encierran entre paréntesis y no se consideran unidad de archivo. Sirven para definir el orden alfabético en nombre iguales.

Arq. Harrison Ford

Dr. Harrison Ford

Ford Harrison (Arq.)

Ford Harrison (Dr.)

17.  Los términos Padre, Hijo, júnior, se colocan al final entre paréntesis y cuenta como unidad de archivo.

Padre Oscar Humberto Silva

Hijo Oscar Humberto Silva

Silvia Oscar Humberto (Hijo)

Silva Oscar Humberto (Padre)

18.  Los artículos en otros idiomas que no sea español o ingles se quedan en el mismo lugar y cuentan como unidad de archivo.

IL Bambino

Le Vogue

IL Bambino

Le Vogue

19.  Cuando dentro de un nombre se encuentran números debemos escribirlos con letras.

Las 1000 Boquitas

Colegio Siglo XXI

Colegio Siglo Veintiuno

Mil Boquitas (Las)


20.  Los nombres de las mujeres casadas se consideran de acuerdo a la ley.

Alicia Santos de Solares

Vilma Urbina De Silva

Santos de Solares Alicia

Urbina De Silvia Vilma

21.  En el idioma ingles la señora cambia si apellido por el de su esposo.

Louise Sands esposo Ernest Dow

Jane Milis esposo Elmer Hole

Dow Louise

Hole Jane

22.  Los nombres de los bancos se consideran tal como se escriben, si no lleva la palabra banco se le agrega.

Banco Nacional del Agro.

Crédito Hipotecario Nacional

Banco Crédito Hipotecario Nacional

Banco Nacional (del) Agro.

23.  En los países de gran desarrollo los bancos tienen agencias hasta en pequeños poblados. Por ello, el nombre del pueblo es el que nos da el orden alfabético.

Agromercantil Escuintla

Agromercantil El Peten

Banco Agromercantil Escuintla

Banco Agromercantil El Peten