REFERENCIAS

• http://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_(inform%C3%A1tica)
• http://www.mailxmail.com/curso-archivos/archivo-tipos
• Cuadernos de archivo

CONCLUCION

Aprender a utilizar y dominar las reglas de archivo durante el aprendizaje.

1. En esta información pudimos observar porque debemos archivar, como lo debemos de hacer, y la importancia que se da en una empres.
2. Aprendimos en esta ocacion que no solo hay un solo tipo de archivo hay activo, semiactivo, inactivo cada uno tiene diferentes funciones con forme a la frecuencia que se utilicen. 
3. En lo que concierne al sistema operativo, un archivo es, en la mayoría de los casos, simplemente un flujo unidimensional de bits, que es tratado por el sistema operativo como una única unidad lógica.

  

Archivo

Miss: Marta

Daril Analy Ordoñes Makepiace

Rolando Otoniel Chiroy Cordova

Lucrecia Analy Mejia Monroy

INTRODUCCIÓN

en esta oportunidad veremos las funciones y actividades de un archivo en una empresa determinada, veremos que es muy fundamental en la vida diaria de las mismas, esta es una forma ordenada para guardar archivos muy importantes, esto nos ayudara a encontrar los documentos necesarios mas rápidamente y sin hacer ningún desorden.

Tipos de Archivos.

Para la adecuada conservación del material, documentación que se debe archivar, es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, así se encuentran archivadores de diversa índole como los archivadores verticales, laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado como un sistema electrónico que utilice una unidad principal. En la medida en que el equipo y el método de archivo, cumplan el propósito para el cual han sido creados, serán más cualificados como sistemas de almacenamiento de información. Además la eficiencia del archivo dependerá también de la vigencia de los registros que se conserven. De alli que se pueda decir que existen diferentes tipos de archivos, entre ellos:

Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.

Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.

Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.

Por la frecuencia de consulta, también se pueden mencionar los archivos: activos, semiactivos e inactivos.

Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuntemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.

Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.

Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que
 tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función.

Como archivar con el sistema alfabético

Es uno de los sistemas fundamentales de archivo, el cual tiene como base la secuencia de letras del alfabéto.

Este sistema denomina uniad de archivo a cada una de las partes en que se divide el nombre de una persona, empresa o instituto.

Pasos para achivar alfabéticamente:

1) Inspeccionar: Se revisan los documentos o papeles para comprobar si ha sido autorizado el archivo.

2) Clasificación: Se determina el título bajo el cual será archivarán los documentos, esto dependera de la frecuencia que se le conceda, bien al nombre del remitente de la correspondencia, al asunto de que se trata, al nombre del destinatario y nombre de la localidad donde provienen o hacia donde se envía.

3) Macar o codifiar: Se procederá a señalar el título bajo el cual se habrá que archivar la correspondencia, este paso se realiza subrayando el titulo seleccionado.

4) Distribuir: Consiste en separar alfabéticamente los titulos marcados.
5) Archivar: Se procede a colocra los papeles o documentos en sus respectivas carpetas, para luego proceder a arachivarlos en su estricto orden alfabético.