REFERENCIAS
martes, 15 de mayo de 2012
CONCLUCION
Aprender a utilizar y dominar las reglas de archivo durante el aprendizaje.
- En esta información pudimos observar porque debemos archivar, como lo debemos de hacer, y la importancia que se da en una empres.
- Aprendimos en esta ocacion que no solo hay un solo tipo de archivo hay activo, semiactivo, inactivo cada uno tiene diferentes funciones con forme a la frecuencia que se utilicen.
- En lo que concierne al sistema operativo, un archivo es, en la mayoría de los casos, simplemente un flujo unidimensional de bits, que es tratado por el sistema operativo como una única unidad lógica.
INTRODUCCIÓN
en esta oportunidad veremos las funciones y actividades de un archivo en una empresa determinada, veremos que es muy fundamental en la vida diaria de las mismas, esta es una forma ordenada para guardar archivos muy importantes, esto nos ayudara a encontrar los documentos necesarios mas rápidamente y sin hacer ningún desorden.
Tipos de Archivos.
Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.
Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.
Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.
Por la frecuencia de consulta, también se pueden mencionar los archivos: activos, semiactivos e inactivos.
Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuntemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.
Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.
Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que
tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función.
Para la adecuada conservación del material, documentación que se debe archivar, es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, así se encuentran archivadores de diversa índole como los archivadores verticales, laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado como un sistema electrónico que utilice una unidad principal. En la medida en que el equipo y el método de archivo, cumplan el propósito para el cual han sido creados, serán más cualificados como sistemas de almacenamiento de información. Además la eficiencia del archivo dependerá también de la vigencia de los registros que se conserven. De alli que se pueda decir que existen diferentes tipos de archivos, entre ellos:
Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.
Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.
Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.
Por la frecuencia de consulta, también se pueden mencionar los archivos: activos, semiactivos e inactivos.
Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuntemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.
Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.
tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función.
Como archivar con el sistema alfabético
Es uno de los sistemas fundamentales de archivo, el cual tiene como base la secuencia de letras del alfabéto.
Este sistema denomina uniad de archivo a cada una de las partes en que se divide el nombre de una persona, empresa o instituto.
Pasos para achivar alfabéticamente:
1) Inspeccionar: Se revisan los documentos o papeles para comprobar si ha sido autorizado el archivo.
2) Clasificación: Se determina el título bajo el cual será archivarán los documentos, esto dependera de la frecuencia que se le conceda, bien al nombre del remitente de la correspondencia, al asunto de que se trata, al nombre del destinatario y nombre de la localidad donde provienen o hacia donde se envía.
3) Macar o codifiar: Se procederá a señalar el título bajo el cual se habrá que archivar la correspondencia, este paso se realiza subrayando el titulo seleccionado.
4) Distribuir: Consiste en separar alfabéticamente los titulos marcados.
5) Archivar: Se procede a colocra los papeles o documentos en sus respectivas carpetas, para luego proceder a arachivarlos en su estricto orden alfabético.
sistema alfabético
Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en consideración el nombre de las personas u organizaciones, razón por la cual esuno de los más conocidos. Se puede archivar alfabéticamente por: nombres de individuos u organizaciones, por localidades(geográfico), por categoría o tema (asunto).
¿ Qué es una referencia ?
Una referencia es un conjunto de elementos bibliográficos tales como autor, título, fecha, nombre de la revista, etc. que cita o se refiere a una obra y lo suficientemente completo como para dar una identificación única de esa obra para una particular función bibliográfica.
Sistemas
de archivos y gestores de archivos
Artículo
principal: Sistema de archivos
La
manera en que un sistema operativo organiza, da nombre, almacena y manipula los
archivos se denomina globalmente como su sistema de archivos. Todos los
sistemas operativos tienen al menos un sistema de archivos; algunos sistemas
operativos permiten usar varios sistemas de archivos diferentes. Por ejemplo,
en Microsoft Windows 7, se reconocen los antiguos sistemas de archivos FAT y
FAT32 de las versiones antiguas de Windows, además del sistema de archivos NTFS
que es el sistema de archivos normal en las versiones recientes de Windows.
NTFS no es más moderno que FAT32; ha existido desde que Windows NT se publicó en
1993.
Cada
sistema de archivos tiene sus propias ventajas y desventajas. La FAT estándar
solamente permite nombres de archivo de ocho bytes (u ocho caracteres de sólo 1
byte) sin espacios (más una extensión de tres bytes/caracteres), por ejemplo,
mientras que NTFS permite nombres mucho más largos que pueden contener
espacios, y tener varias letras Unicode. Se puede llamar a un archivo
"Registros de nóminas" en NTFS, mientras que en FAT estaría limitado
a algo como "nominas.dat" (salvo que estuviera usando VFAT, una
extensión de FAT que permite nombres de archivo largos).
Los
programas gestores o administradores de archivos son utilidades que le permiten
manipular archivos directamente. Le permiten mover, crear, borrar y renombrar
archivos y carpetas, aunque no le permiten realmente leer el contenido de un
archivo o almacenar información en él. Cada sistema informático proporciona al
menos un programa gestor de archivos para su sistema de archivos nativo. En
Windows, el gestor de archivos usado más comúnmente es Windows Explorer
Respaldo
de archivos
Cuando
los archivos informáticos contienen información que es extremadamente
importante, se usa un proceso de respaldo (back-up) para protegerse contra
desastres que podrían destruir los archivos. Hacer copias de respaldo de
archivos significa simplemente hacer copias de los archivos en una ubicación
separada de modo que se puedan restaurar si le pasara algo a la computadora, o
si fueran borrados accidentalmente.
Hay
muchas maneras de hacer copias de respaldo de archivos. La mayoría de los
sistemas informáticos proporcionan utilidades para ayudar en el proceso de
respaldo, que puede llegar a consumir mucho tiempo si hay muchos archivos a
salvaguardar. Copiar los archivos a otro disco duro en la misma computadora
protege contra el fallo de un disco, pero si es necesario protegerse contra el
fallo o destrucción de la computadora entera, entonces de deben hacer copias de
los archivos en otro medio que puede sacarse de la computadora y almacenarse en
una ubicación distante y segura.
Almacenamiento
de archivos
En
términos físicos, la mayoría de los archivos informáticos se almacenan en
discos duros —discos magnéticos que giran dentro de una computadora que pueden
registrar información indefinidamente—. Los discos duros permiten acceso casi
instantáneo a los archivos informáticos.
Hace
unos años solían usarse cintas magnéticas para realizar copias de seguridad.
También se usaban otros medios de almacenamiento como discos compactos grabables,
unidades Zip, etcétera.
No
obstante en la actualidad han cobrado mucho auge las memorias flash,
dispositivos con mucha capacidad de almacenamiento que tienen la ventaja de ser
pequeños y portátiles; suelen usarse para guardar archivos en dispositivos
pequeños como teléfonos móviles o reproductores de audio portátiles
Contenido
de los archivos
En
lo que concierne al sistema operativo, un archivo es, en la mayoría de los
casos, simplemente un flujo unidimensional de bits, que es tratado por el
sistema operativo como una única unidad lógica. Un archivo de datos informático
normalmente tiene un tamaño, que generalmente se expresa en bytes; en todos los
sistemas operativos modernos, el tamaño puede ser cualquier número entero no
negativo de bytes hasta un máximo dependiente del sistema. Depende del software
que se ejecuta en la computadora el interpretar esta estructura básica como por
ejemplo un programa, un texto o una imagen, basándose en su nombre y contenido.
Los tipos especiales de archivos, como los nodos de dispositivo que representan
simbólicamente partes del hardware, no consisten en un flujo de bits y no
tienen tamaño de archivo.
Los
datos de un archivo informático normalmente consiste de paquetes más pequeños
de datos (a menudo llamados registros o líneas) que son individualmente
diferentes pero que comparten algún rasgo en común. Por ejemplo, un archivo de
nóminas puede contener datos sobre todos los empleados de una empresa y los
detalles de su nómina; cada registro del archivo de nóminas se refiere
únicamente a un empleado, y todos los registros tienen la característica común
de estar relacionados con las nóminas-esto es muy similar a colocar todos los
datos sobre nóminas en un archivador concreto en una oficina que no tenga
ninguna computadora. Un archivo de texto puede contener líneas de texto,
correspondientes a líneas impresas en una hoja de papel.
La
manera en que se agrupan los datos en un archivo depende completamente de la
persona que diseñe el archivo. Esto ha conducido a una plétora de estructuras
de archivo más o menos estandarizadas para todos los propósitos imaginables,
desde los más simples a los más complejos. La mayoría de los archivos
informáticos son usados por programas de computadora. Estos programas crean,
modifican y borran archivos para su propio uso bajo demanda. Los programadores
que crean los programas deciden qué archivos necesitan, cómo se van a usar, y
(a menudo) sus nombres.
En
algunos casos, los programas de computadora manipulan los archivos que se hacen
visibles al usuario de la computadora. Por ejemplo, en un programa de
procesamiento de texto, el usuario manipula archivos-documento a los que él
mismo da nombre. El contenido del archivo-documento está organizado de una
manera que el programa de procesamiento de texto entiende, pero el usuario
elige el nombre y la ubicación del archivo, y proporciona la información (como
palabras y texto) que se almacenará en el archivo.
Muchas
aplicaciones empaquetan todos sus archivos de datos en un único archivo, usando
marcadores internos para discernir los diferentes tipos de información que
contienen. Los archivos de datos usados por juegos como Doom y Quake son
ejemplos de esto.
Los
archivos de una computadora se pueden crear, mover, modificar, aumentar,
reducir y borrar. En la mayoría de los casos, los programas de computadora que
se ejecutan en la computadora se encargan de estas operaciones, pero el usuario
de una computadora también puede manipular los archivos si es necesario. Por
ejemplo, los archivos de Microsoft Office Word son normalmente creados y
modificados por el programa Microsoft Word en respuesta a las órdenes del
usuario, pero el usuario también puede mover, renombrar o borrar estos archivos
directamente usando un programa gestor de archivos como Windows Explorer (en
computadoras con sistema operativo Windows).
También
un archivo es un documento donde uno introduce algún tipo de Dato para
almacenar en un objeto que lo pueda leer o modificar como una computadora.
Archivo
El
término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto
ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos
elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de
sus actividades.
No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que
se refiere a:
El
fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una
persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
El
lugar donde se custodia dicho fondo.
La
institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico
del fondo.
La
Archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los
archivos.
Identificación
y organización de archivos
Los
archivos y carpetas se organizan jerárquicamente.
En
los sistemas informáticos modernos, los archivos siempre tienen nombres. Los
archivos se ubican en directorios. El nombre de un archivo debe ser único en
ese directorio.
En otras palabras, no puede haber dos archivos con el mismo
nombre en el mismo directorio.
El
nombre de un archivo y la ruta al directorio del archivo lo identifica de
manera unívoca entre todos los demás archivos del sistema informático -no puede
haber dos archivos con el mismo nombre y ruta-.
El aspecto del nombre depende
del tipo de sistema informático que se use.
Las primeras computadoras sólo
permitían unas pocas letras o dígitos en el nombre de un archivo, pero las
computadoras modernas permiten nombres largos que contengan casi cualquier
combinación de letras Unicode y dígitos Unicode, haciendo más fácil entender el
propósito de un archivo de un vistazo. Algunos sistemas informáticos permiten
nombres de archivo que contengan espacios; otros no.
La distinción entre
mayúsculas y minúsculas en los nombres de archivo está determinada por el
sistema de archivos. Los sistemas de archivos Unix distinguen normalmente entre
mayúsculas y minúsculas, y permiten a las aplicaciones a nivel de usuario crear
archivos cuyos nombres difieran solamente en si los caracteres están en
mayúsculas o minúsculas.
Microsoft Windows reconoce varios sistemas de
archivos, cada uno con diferentes políticas en cuanto a la distinción entre
mayúsculas y minúsculas. El popular antiguo sistema de archivos FAT puede tener
varios archivos cuyos nombres difieran únicamente en las mayúsculas y
minúsculas si el usuario utiliza un editor de discos para editar los nombres de
archivo en las entradas de directorio. Las aplicaciones de usuario, sin embargo,
normalmente no permitirán al usuario crear varios archivos con el mismo nombre
pero con diferentes letras en mayúsculas y minúsculas.
La
mayoría de las computadoras organizan los archivos en jerarquías llamadas
carpetas, directorios o catálogos. (El concepto es el mismo independientemente
de la terminología usada.) Cada carpeta puede contener un número arbitrario de
archivos, y también puede contener otras carpetas. Las otras carpetas pueden
contener todavía más archivos y carpetas, y así sucesivamente, construyéndose
un estructura en árbol en la que una «carpeta raíz» (el nombre varía de una
computadora a otra) puede contener cualquier número de niveles de otras
carpetas y archivos. A las carpetas se les puede dar nombre exactamente igual
que a los archivos (excepto para la carpeta raíz, que a menudo no tiene
nombre). El uso de carpetas hace más fácil organizar los archivos de una manera
lógica.
Cuando
una computadora permite el uso de carpetas, cada archivo y carpeta no sólo
tiene un nombre propio, sino también una ruta, que identifica la carpeta o
carpetas en las que reside un archivo o carpeta. En la ruta, se emplea algún
tipo de carácter especial -como una barra- para separar los nombres de los
archivos y carpetas. Por ejemplo, en la ilustración mostrada en este artículo,
la ruta /Payroll/Salaries/Managers identifica unívocamente un archivo llamado
Managers que está en una carpeta llamada Salaries que a su vez está contenida
en una carpeta llamada Payroll. En este ejemplo, los nombres de las carpetas y
archivos están separados por barras; la superior o carpeta raíz no tiene
nombre, y por ello la ruta comienza con una barra (si la carpeta raíz tuviera
nombre, precedería a esta primera barra).
Muchos
(pero no todos) sistemas informáticos usan extensiones en los nombres de
archivo para ayudar a identificar qué contienen. En computadoras Windows, las
extensiones consisten en un punto al final del nombre del archivo, seguido de
unas pocas letras para identificar el tipo de archivo.
Una extensión .txt identifica un archivo de texto; la extensión .doc identifica cualquier tipo de documento o documentación, comúnmente en el formato de archivo de Microsoft Office Word; etc. Incluso cuando se utilizan extensiones en un sistema informático, el grado con el que un sistema informático los reconoce y trata puede variar; en algunos sistemas son obligatorios, mientras que en otros sistemas se ignoran completamente si están presentes.
Una extensión .txt identifica un archivo de texto; la extensión .doc identifica cualquier tipo de documento o documentación, comúnmente en el formato de archivo de Microsoft Office Word; etc. Incluso cuando se utilizan extensiones en un sistema informático, el grado con el que un sistema informático los reconoce y trata puede variar; en algunos sistemas son obligatorios, mientras que en otros sistemas se ignoran completamente si están presentes.
Reglas
Universales de Archivo
1. Invertir el nombre de la persona, así:
José Adolfo Flores
Flores José Adolfo
2. Los Apellidos de una persona, constituyen una unidad de archivo:
Marta
Susana Solares
Juan
Carlos Alvarado
Alvarado
Juan Carlos
Solares
Marta Susana
3. Si la primera unidad es distinta, esta decide el orden alfabético:
Juan
Alberto Estrada
José
Rufino Rustrían
Estrada
Juan Alberto
Rustrían
José Rufino
4. Si la primera es igual, a la segunda decide el orden alfabético:
José
Luis Castillo
Ana
Patricia Castillo
Castillo
Ana Patricia
Castillo
José Luis
5. Una inicial debe colocarse antes de un nombre que principie con la misma letra:
C.
Duarte
Pedro
Carlos Duarte
Duarte
C.
Duarte
Pedro Carlos
6. Un nombre mas corto precede a otro mas largo, si tiene las mismas letras:
Juan
Luis Hernán
Juan
Luis Hernández
Hernán
Juan Luis
Hernández
Juan Luis
7. Un apellido solo, aparece antes que el mismo apellido con nombre de pila:
Juan
Rodrigo Pérez
Pérez
Pérez
Pérez
Juan Rodríguez
8. Los prefijos forman nombres compuestos se consideran como una sola palabra:
8. Los prefijos forman nombres compuestos se consideran como una sola palabra:
Rodrigo
Alejandro De León
Jacqueline
Alejandra Del Valle
De
León Rodrigo Alejandro
Del
Valle Jacqueline Alejandra
9. Las casas comerciales, sociedades, instituciones, corporaciones, etc. se clasifican tal como se escriben excepción Cuando la firma contiene el nombre completo de un individuo:
Confitería
Carlos Mendoza
Librería
Oscar De León
De
León Oscar Librería
Mendoza
Carlos Confitería
10. Los artículos al principio de un nombre pasan al final entre paréntesis y no constituyen unidad del archivo.
La
Buena Fe
El
Renacer
Buena
Fe (La)
Renacer
(El)
11. Los nombres geográficos con artículos al principio de los mismos quedan igual y el artículo si cuenta como unidad de archivo.
El Ecuador
El
Quiche
El
Ecuador
El
Quiche
12. Los nombres con preposiciones, conjunciones o artículos en medio del mismo, que quedan en el mismo lugar, se encierran entre paréntesis y no constituyen unidad de archivo
Hogar
de los Ancianos
Casa
de las Cortinas
Casa
(de las) Cortinas
Hogar
(de los) Ancianos
13. Las abreviaturas se escriben completas. Las iníciales se consideran como una unidad.
I.G.S.S.
Compañía
S.A.
Compañía
Sociedad Anonima
Instituto
Guatemalteco (de) Seguridad Social.
14. Las siglas o Corporaciones. Cada sigla constituye una unidad.
IRTRA
ONU
Instituto
(de) Recreación (de los) Trabajadores
Organización
(de) Naciones Unidas
15. Los nombres geográficos formados por varia palabras se considera cada palabra como una unidad.
San
Juan Sacatepéquez
Cerro
Colorado
Cerro
Colorado
San
Juan Sacatepéquez
16. Los títulos, grados, académicos o
religiosos se pasan al final, se encierran entre paréntesis y no se consideran
unidad de archivo. Sirven para definir el orden alfabético en nombre iguales.
Arq.
Harrison Ford
Dr.
Harrison Ford
Ford
Harrison (Arq.)
Ford
Harrison (Dr.)
17. Los términos Padre, Hijo, júnior, se colocan al final entre paréntesis y cuenta como unidad de archivo.
Padre
Oscar Humberto Silva
Hijo
Oscar Humberto Silva
Silvia
Oscar Humberto (Hijo)
Silva
Oscar Humberto (Padre)
18. Los artículos en otros idiomas que no sea español o ingles se quedan en el mismo lugar y cuentan como unidad de archivo.
IL
Bambino
Le
Vogue
IL
Bambino
Le
Vogue
19. Cuando dentro de un nombre se encuentran números debemos escribirlos con letras.
Las
1000 Boquitas
Colegio
Siglo XXI
Colegio
Siglo Veintiuno
Mil
Boquitas (Las)
20. Los nombres de las mujeres casadas se consideran de acuerdo a la ley.
20. Los nombres de las mujeres casadas se consideran de acuerdo a la ley.
Alicia
Santos de Solares
Vilma
Urbina De Silva
Santos
de Solares Alicia
Urbina
De Silvia Vilma
21. En el idioma ingles la señora cambia si apellido por el de su esposo.
Louise
Sands esposo Ernest Dow
Jane
Milis esposo Elmer Hole
Dow
Louise
Hole
Jane
22. Los nombres de los bancos se consideran tal como se escriben, si no lleva la palabra banco se le agrega.
Banco
Nacional del Agro.
Crédito
Hipotecario Nacional
Banco
Crédito Hipotecario Nacional
Banco
Nacional (del) Agro.
23. En los países de gran desarrollo los bancos tienen agencias hasta en pequeños poblados. Por ello, el nombre del pueblo es el que nos da el orden alfabético.
Agromercantil
Escuintla
Agromercantil
El Peten
Banco
Agromercantil Escuintla
Banco
Agromercantil El Peten
Uso y funciones del
archivo:
Personal,
Microempresa, Grandes Empresas Porque archivamos? Sentido común, Disposición de
ley.
Expedientes
Gestión
administrativa General
La identidad
Historia de la
Empresa
Clases de Archivo
Según el grado o frecuencia de utilización.
1. Archivo
activos:
Son de frecuente consulta
Recién
entregados.
2. Archivos Semiactivos:
Consulta no
muy frecuente.
Actividades
concluidas.
Aspectos a considerar
para archivar:
1. ¿Qué se va a archivar?
2. Cuanto tiempo voy a archivar?
3. ¿Quiénes tendrán acceso al archivo?
4. La periosidad de la consulta
5. ¿Quién va a archivar?
¿Que es archivo?
Archivo:
Es un lugar, sitio mueble adecuado para almacenar documentos de forma ordenada y sistemáticamente entre estos archivos se encuentran las paredes, rocas, pergaminos, libros, el gancho en espigón, archivo de caja, tabla Shannon, nido de pájaros, carpeta de fuelle, archivo horizontal y vertical, microfilm, arte rupestre, microchip, microficha, entre otros.
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