Archivo
El
término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto
ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos
elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de
sus actividades.
No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que
se refiere a:
El
fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una
persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
El
lugar donde se custodia dicho fondo.
La
institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico
del fondo.
La
Archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los
archivos.
Identificación
y organización de archivos
Los
archivos y carpetas se organizan jerárquicamente.
En
los sistemas informáticos modernos, los archivos siempre tienen nombres. Los
archivos se ubican en directorios. El nombre de un archivo debe ser único en
ese directorio.
En otras palabras, no puede haber dos archivos con el mismo
nombre en el mismo directorio.
El
nombre de un archivo y la ruta al directorio del archivo lo identifica de
manera unívoca entre todos los demás archivos del sistema informático -no puede
haber dos archivos con el mismo nombre y ruta-.
El aspecto del nombre depende
del tipo de sistema informático que se use.
Las primeras computadoras sólo
permitían unas pocas letras o dígitos en el nombre de un archivo, pero las
computadoras modernas permiten nombres largos que contengan casi cualquier
combinación de letras Unicode y dígitos Unicode, haciendo más fácil entender el
propósito de un archivo de un vistazo. Algunos sistemas informáticos permiten
nombres de archivo que contengan espacios; otros no.
La distinción entre
mayúsculas y minúsculas en los nombres de archivo está determinada por el
sistema de archivos. Los sistemas de archivos Unix distinguen normalmente entre
mayúsculas y minúsculas, y permiten a las aplicaciones a nivel de usuario crear
archivos cuyos nombres difieran solamente en si los caracteres están en
mayúsculas o minúsculas.
Microsoft Windows reconoce varios sistemas de
archivos, cada uno con diferentes políticas en cuanto a la distinción entre
mayúsculas y minúsculas. El popular antiguo sistema de archivos FAT puede tener
varios archivos cuyos nombres difieran únicamente en las mayúsculas y
minúsculas si el usuario utiliza un editor de discos para editar los nombres de
archivo en las entradas de directorio. Las aplicaciones de usuario, sin embargo,
normalmente no permitirán al usuario crear varios archivos con el mismo nombre
pero con diferentes letras en mayúsculas y minúsculas.
La
mayoría de las computadoras organizan los archivos en jerarquías llamadas
carpetas, directorios o catálogos. (El concepto es el mismo independientemente
de la terminología usada.) Cada carpeta puede contener un número arbitrario de
archivos, y también puede contener otras carpetas. Las otras carpetas pueden
contener todavía más archivos y carpetas, y así sucesivamente, construyéndose
un estructura en árbol en la que una «carpeta raíz» (el nombre varía de una
computadora a otra) puede contener cualquier número de niveles de otras
carpetas y archivos. A las carpetas se les puede dar nombre exactamente igual
que a los archivos (excepto para la carpeta raíz, que a menudo no tiene
nombre). El uso de carpetas hace más fácil organizar los archivos de una manera
lógica.
Cuando
una computadora permite el uso de carpetas, cada archivo y carpeta no sólo
tiene un nombre propio, sino también una ruta, que identifica la carpeta o
carpetas en las que reside un archivo o carpeta. En la ruta, se emplea algún
tipo de carácter especial -como una barra- para separar los nombres de los
archivos y carpetas. Por ejemplo, en la ilustración mostrada en este artículo,
la ruta /Payroll/Salaries/Managers identifica unívocamente un archivo llamado
Managers que está en una carpeta llamada Salaries que a su vez está contenida
en una carpeta llamada Payroll. En este ejemplo, los nombres de las carpetas y
archivos están separados por barras; la superior o carpeta raíz no tiene
nombre, y por ello la ruta comienza con una barra (si la carpeta raíz tuviera
nombre, precedería a esta primera barra).
Muchos
(pero no todos) sistemas informáticos usan extensiones en los nombres de
archivo para ayudar a identificar qué contienen. En computadoras Windows, las
extensiones consisten en un punto al final del nombre del archivo, seguido de
unas pocas letras para identificar el tipo de archivo.
Una extensión .txt identifica un archivo de texto; la extensión .doc identifica cualquier tipo de documento o documentación, comúnmente en el formato de archivo de Microsoft Office Word; etc. Incluso cuando se utilizan extensiones en un sistema informático, el grado con el que un sistema informático los reconoce y trata puede variar; en algunos sistemas son obligatorios, mientras que en otros sistemas se ignoran completamente si están presentes.
Una extensión .txt identifica un archivo de texto; la extensión .doc identifica cualquier tipo de documento o documentación, comúnmente en el formato de archivo de Microsoft Office Word; etc. Incluso cuando se utilizan extensiones en un sistema informático, el grado con el que un sistema informático los reconoce y trata puede variar; en algunos sistemas son obligatorios, mientras que en otros sistemas se ignoran completamente si están presentes.
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